 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
131
Еще одним источником информации о содержании труда работников служит разработка схем
документооборота, информационных потоков,
принятия решений. Роль документов чрезвычайно
велика, зачастую конечным результатом деятельности организации в какой-то период является
разработка и передача по назначению документа, например годового отчета в налоговую инспекцию.
От четкости и точности распределения и проведения процедур, от знаний и умений каждого участника
создания такого документа зависит конечный результат, благополучие фирмы и ее коллектива.
Неслучайно в каждое «Положение о подразделении» должен быть включен раздел, отражающий и
регламентирующий связи этого подразделения с другими. В таких схемах сразу выявляется наличие
«петель» в движении документов, нестыковки, недостаточность проводимых процедур, элементы
безответственности. Схемы документационных и информационных потоков связаны с описаниями
сквозных функций, и разработка описаний должна происходить совместно с разработкой схем
движения информации и документов. Схемы могут быть представлены и в форме таблиц. Это могут
быть укрупненные схемы, определяющие порядок передачи информации в целом, могут быть схемы
движения документов при реализации отдельных функций, а также таблицы входящих, исходящих и
внутренних документов подразделений с указанием регламентов их выполнения, а при желании и
фамилий исполнителей, и схемы движения какого-либо отдельного документа.
Табличная форма плана-графика проведения каких-либо управленческих работ может выглядеть
так, как это показано в табл. 5.2.
Таблица 5.2
Сквозной план-график проведения работ на основе схемы документооборота _________________
Подготовка
Согласование
Утверждение
Получение
Дата
факт
Дата
факт
Дата
факт
Дата
факт
Работа,
процедура,
операция
технологи-
ческого
процесса
Документ
Предель-
ное
время,
норматив
Дата
план
Подраз-
деление
Дата
план
Подразде-
ление
Дата
план
Подразделе
ние
Дата
план
Подразде-
ление
Табличная форма раздела Положения о подразделении, отражающая его информационно -
документационные связи с другими, может иметь следующий вид (табл.5.3):
Таблица 5.3. Табличная форма раздела «Связи с другими подразделениями»
Положения о подразделении
Наименование
документа
Откуда поступает
Срок поступления
Куда направляется
Срок отправки
В случае необходимости группировки документов отдельно на входящие и исходящие эту форму
можно разбить на две отдельные. Напоминаем, что выполнение функций по разработке, передаче и
обработке документов представляет собой значительную часть содержания труда работников
функциональных подразделений. У многих сотрудников таких отделов работа с документами занимает
до 80% рабочего времени и является критерием оценки конечных результатов деятельности.
Анализ содержания труда внутри подразделения имеет дополнительной целью обеспечить