 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
7
наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде,
органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. ¹ 1009
утверждены "Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной
власти и их государственной регистрации". В этих правилах указан процесс подготовки
проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения,
оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной
регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и
присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении
требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих
документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат
управления функций. Но один документ - это единичный акт документирования.
Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом
взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому
аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование,
организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование,
материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих
для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в
определенной сфере деятельности, составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое
значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней
найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов
информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм,
организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса
их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла
необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и
достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного
обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно
переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем
и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и
применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования
находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки
которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации
является унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме,
единообразию".*
* Большой энциклопедический словарь, М.: Изд-во Советская энциклопедия, 1991, т.2. с.
526.
Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей
продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".*
* ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации.
Основные положения. - М.: Госстандарт России, 1994, п.3.22.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми
понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними
других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает