 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
5
решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также
материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ
выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение
записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих
документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде
составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической
документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация -
организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических
указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом
документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности,
используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных
на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным,
предписывается законом и актами государственного управления.
Но создав документ, с ним надо ещ¸ много работать: учесть, зарегистрировать с тем,
чтобы о н¸м можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его
исполнение, сохранить и т.д.
Организация делопроизводства условно делится на две части:
- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);
-организация работы с документами: получение-передача, обработка, уч¸т, регистрация,
контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется
термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с
внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и
информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в ком-
пьютерных программах и литературе в области делопроизводства аналогично стал
использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу
является синонимом термина "делопроизводство". Например, в названиях нормативных
документов: "Государственная система документационного обеспечения управления" и
"Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации".
Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно-документационное
обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и
информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были
регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-
методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными
актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент",
утвержд¸нный Петром I 28 февраля 1720 года,* "Учреждение для управления губернией"
1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были
установлены основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например,
обязательный уч¸т документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива
учреждения и т.д.).
* «Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии також и
все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители, не только во внешних и
внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина подданейше поступать имеют».
Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-
методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства издавались, и в
советский период.