 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
4
Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлагается ответственность
за организацию Делопроизводства, найдут в этой книге требования к постановке этого вида
деятельности и порядок организации работы служб и сотрудников, занимающихся
делопроизводством.
Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты
сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению
служебных документов должен знать каждый управленец.
Для работников службы делопроизводства, занятых делопроизводственным
обслуживанием, в книге описана технология каждого этапа работы с документами, порядок
их хранения и уничтожения.
ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности",
обеспечивающая документирование и организацию работы с документами",* т.е. весь
процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в
архив.
* ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и
означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос).
Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить
достигнутую договор¸нность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может
быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово
дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу".* Впервые в этом
понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.
* Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4; М.: Институт русского языка АН СССР,
1977,с. 207.
Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей
юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.
Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию
как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от
формы их представления".
По определению специалистов - документоведов документ представляет собой
результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности
и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики,
рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном
материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и
осуществляется по установленным правилам. Это подч¸ркнуто и в определении термина
документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации":
"документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими е¸ идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее
сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное
использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента
внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая
взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих