 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
3
ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или
фирмы зафиксирована.
Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены
в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введ¸нного в
действие с 1 июля 1998 года.
Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка,
письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Вот почему составление
и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов
организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того
одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены
только что введ¸нные Госкомстатом новые унифицированные формы первичной уч¸тной
кадровой документации (приказов о при¸ме на работу, переводе, увольнении и др.),
приводятся новые формы личных карточек (форма ¹ Т-2 и ¹ Т-4).
В книге показано, насколько важно оперативно работать с документами: вовремя
зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить ч¸ткую резолюцию,
передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую
информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры-
ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении
выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
Движение документа и его обработка с момента получения и до отправки может быть
разложена на этапы: получение и первичная обработка, регистрация, контроль за
исполнением, информационно-справочная работа, отправка. Каждый из этих этапов
рассмотрен и подробно разобран в специальном разделе книги.
После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае
необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов,
формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован
нормативно-методическими актами, опираясь на требования которых написана глава книги,
посвящ¸нная текущему хранению документов.
Ещ¸ более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения.
Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-
историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами.
Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве
учреждения они передаются на вечное хранение в государственный архив. Лица, виновные в
утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя
дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными
учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы
ценности документов и их уничтожения изложены в главе 8.
Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в
самостоятельную функцию службы делопроизводства и вед¸тся специальным
подразделением (бюро) или назначенным работником. В небольшой организации (фирме)
эта работа может быть поручена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю).
Учитывая специфику этой категории документов, работа с письмами и обращениями
граждан и организация личного при¸ма рассмотрены отдельно.
Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслуживание совещаний. Так
как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество
работников, он наиболее дорогостоящ и требует особо тщательной подготовки и ч¸ткости в
проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления
протокола подробно освещены в последней главе книги.
Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них собраны не только
образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты и методические документы,
которые могут потребоваться в работе службы делопроизводства.
Книга предназначена для всех работников управленческого аппарата.