 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
21
В обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном
подразделении обычно включают:
- при¸м поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;
- заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной
системе регистрации;
- внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении
(как при централизованной, так и при децентрализованной системе регистрации);
- передача документа исполнителю;
- сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;
-
сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в
отделе и снятии их с контроля);
- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись
руководителю отдела и для отправки;
- при¸м от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;
- передача документов на отправку или (при децентрализованной системе
делопроизводства) - их отправка, включая факс и электронную почту;
- участие в составлении номенклатуры дел подразделения;
- формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;
- подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив. В обязанности
машинисток (операторов ПЭВМ) входит:
- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных
оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;
- печатание под диктовку;
- распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;
- уход за используемой техникой, контроль за е¸ состоянием. В крупных организациях,
где перепечатка и окончательное оформление документов вед¸тся централизованно в
машбюро, в обязанности заведующего бюро печати, осуществляющего руководство работой
операторов ПЭВМ (машинисток) можно внести:
- при¸м документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ
(машинистками);
- уч¸т выполненных работ;
- контроль за сроками выполнения работ;
- контроль за качеством выполнения работ;
-
уч¸т и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся
в бюро;
-
обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;
-
оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);
-
обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;
-
контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих
машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро
также занимается машинописными работами.
В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается
контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных
обязанностях указывают:
- постановка документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой
картотеки);
- получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе
исполнения документа;
- проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения
документов(его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);
- проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с
контроля;
- информирование руководства о ходе исполнения документов;