 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
22
- составление сводок о исполнении документов и т.д. Если в составе службы
делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых
документов, ему в должностной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно
указать:
При обработке входящих документов:
- проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;
- вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;
- проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о
необходимости повторной передачи;
- проставление отметки о получении документа;
- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
- передача регистрируемых документов на регистрацию;
- передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;
- общий уч¸т количества входящих документов.
При обработке отправляемых документов:
- проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;
- проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;
- маркирование почтовых отправлений;
- составление описей на заказную почту;
- отправка факсов и сообщений электронной почты;
- общий уч¸т количества отправляемых из организации документов и т.д.
В должностные обязанности-курьера обычно записывают:
- доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;
- доставка документов по городу;
- доставка документов в структурные подразделения;
- запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т.д.
Привед¸нные примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных
обязанностей работников службы делопроизводства. Отдельному работнику может быть
поручена регистрация документов - и это найд¸т отражение в его должностной инструкции.
Другому—копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет
заведующий архивом или ответственный за архивное хранение.
Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть
включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто
какой работой занимается и за что отвечает.
В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что
она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций
и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе
типовых должностных инструкций.
Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не
только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в
организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция.
Здесь же указывается и взаимозаменяемость.
Раздел "Права" очень важен для работника. В н¸м закреплены его полномочия для
самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для
секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается
право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть
переданы исполнителям, минуя руководителя.
Для секретаря руководителя - право при организации при¸ма определения
приоритетности при¸ма посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за
правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.