 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
20
- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует
их внедрение;
- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и
справочными материалами, а также инвентар¸м, оборудованием, средствами механизации и
автоматизации управленческого труда;
- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль
за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их
техническое обслуживание;
- организует оформление командировочных документов, регистрацию работников,
прибывающих в командировку в организацию.
Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-
стенографистки, привед¸нные в сборнике тарифно-квалификационных характеристик,
фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления
документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки.
Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации
или е¸ подразделений;
- получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его
поручениям;
- организует телефонные переговоры руководителя;
- принимает и переда¸т телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя
принятые сообщения и доводит их до его сведения;
- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых
руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте,
повестке дня заседания или совещания и их регистрация), вед¸т и оформляет протоколы;
- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами
организационной техники, созда¸т условия, способствующие эффективной работе
руководителя;
- переда¸т и принимает информацию по при¸мо-переговорным устройствам;
- печатает по указанию руководителя различные материалы;
- вед¸т делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя
корреспонденцию, осуществляет е¸ систематизацию в соответствии с принятым в
организации порядком и переда¸т после е¸ рассмотрения руководителем в подразделения
или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки
ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
- принимает документы на подпись руководителю;
- организует при¸м посетителей, содействует оперативности выполнения просьб и
предложений работников;
- формирует дела в соответствии с утвержд¸нной номенклатурой, обеспечивает их
сохранность и в установленные сроки сда¸т в архив.
Как видим, привед¸нные характеристики достаточно подробно перечисляют
должностные обязанности и помогут при написании разделов конкретной должностной
инструкции.
Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных уровней будут
отличаться как по содержанию работы, так и по объ¸му. Например, у секретаря
руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации при¸ма
посетителей, а секретарь руководителя структурного подразделения может вести уч¸т
рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объ¸м работ по перепечатке доку-
ментов, формированию дел и т.д.