 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
19
• Права
• Ответственность
• Взаимоотношения (Связи по должности)
"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор
информации: обобщ¸нные сведения о должности, подчин¸нность и кем руководит,
требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по
специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время
отсутствия.
Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря
требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение
работать на компьютере, определ¸нный стаж работы, а для секретаря-референта - знание
иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю
службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются
непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам
организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.
Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или
выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических,
организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в
своей деятельности. В обобщ¸нном виде эти акты указаны в рассмотренном выше
Положении о службе делопроизводства.
Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы
вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном
подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная
должностная инструкция.
Следующий раздел – «функции». В н¸м указывают основные направления деятельности,
а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые
обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции
и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует
расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки
можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям
служащих.
Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что к сожалению при утверждении тарифно-
квалификационных характеристик не были учтены не только изменившиеся
профессиональные требования к работникам службы делопроизводства (наличие высшего
или среднего специального образования), но и место, которое занимает сегодня эта служба в
системе управления, престижность и востребованность этой специальности. Поэтому раздел
Требования к квалификации по разрядам оплаты труда и сами разряды по Единой тарифной
сетке, к которой отнесены работники службы делопроизводства, на сегодня устарели и
абсолютно не соответствуют сложившейся практике работы учреждений.
Из квалификационных характеристик можно использовать раздел Должностные
обязанности.
Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его
должностные обязанности сводятся к следующему:
- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой
корреспонденции, е¸ доставку по назначению;
- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным
оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
- организует работу по регистрации, уч¸ту, хранению и передаче в соответствующее
структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и
распоряжений руководства;
- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;