 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
16
-
обеспечение доставки документов исполнителям;
-
контроль за прохождением документов в организации;
-
контроль за сроками исполнения документов;
-
разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных
баз данных);
-
информационно-справочное обслуживание;
-
подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в
организации;
-
формирование дел;
-
организация экспортно-проверочной комиссии учреждения;
-
подготовка дел для сдачи в архив;
-
организация работы архива;
-
документационное обслуживание совещаний;
-
организация работы с письмами и обращениями граждан;
-
методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных
подразделениях;
-
совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных
технологий;
-
организация повышения квалификации работников организации в сфере работы с
документами и др.
Кроме делопроизводственных работ на службу делопроизводства возлагается и ряд
организационных задач, таких, как подготовка и обслуживание совещаний, организация и
обеспечение при¸ма посетителей, телефонных переговоров и т.д. Эти функции, если они
есть, также записываются в Положение.
Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно
подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены.
Обычно указываются права:
- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
- разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения,
необходимые для работы;
- привлекать, по поручению руководства, специалистов структурных подразделений к
подготовке проектов документов;
- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись
руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с
нарушением требований ГОСТа;
- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по
поручению руководства;
- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
- при организации при¸ма определять приоритетность при¸ма посетителей
руководством;
- контролировать исполнение поручений руководителя;
- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и
исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.
Вторая часть этого раздела - ответственность может быть записана обобщ¸нно типа
"служба нес¸т ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав,
предусмотренных правовыми актами и данным положением", или расписана более детально
исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление
документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям