 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
15
Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-
нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно
написать обобщ¸нно типа "Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуется
законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента
Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской
Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений
Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по
вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим
положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации".
При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-
методических актов по делопроизводству, разработанных в данном учреждении, они должны
быть включены в этот пункт.
Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы.
Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшем или среднем (в
небольших организациях) специальным образованием.
В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с
обозначением своего наименования.
Раздел "Цели и задачи" можно целиком взять из Типовой инструкции по
делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно: основными целями
службы делопроизводства являются организация, руководство, координация, контроль и
реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает
следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами,
построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в
архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, унификация форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и
т.д.).*
* Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации. — М., 1994, С. 96.
Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В н¸м необходимо подробно
перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает
специфику вашей организации. При написании раздела также можно воспользоваться
примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те
специфические виды работ, которые характерны для Вашей организации. Например, уч¸т и
хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.
Как правило, в функции службы делопроизводства помимо общего руководства
делопроизводством в организации входит:
- разработка бланков документов, их тиражирование, уч¸т, обеспечение ими
сотрудников, занимающихся составлением документов;
- составление отдельных документов по поручению руководства;
- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
- контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству и к
отправке;
- при¸м, отправка и первичная (экспедиционная) обработка документов;
-
регистрация документов;
-
предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу
руководству;