 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
14
жностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным
обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства. Организационно-правовые
документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного
подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное
содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности,
ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых
документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению
руководителем организации.
2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и
организацию работы учреждения, структурного подразделения.*
* Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975, С. 76.
Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о
структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия и к его
составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в
состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет
установленную структуру текста:
-общие положения;
-цели и задачи;
-функции;
- права и обязанности;
- руководство;
- взаимоотношения (служебные связи);
-организация работы.
Составляя положение о службе делопроизводства в Вашей организации (общем отделе,
канцелярии, секретариате и т.д.) можно воспользоваться Примерным положением о службе
документационного обеспечения управления, помещ¸нном как приложение в
Государственной системе документационного обеспечения управления,* учитывая, конечно,
когда этот документ создавался, и Примерным положением о службе Документационного
обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в
министерствах и ведомствах Российской Федерации. Эти документы рассчитаны на крупные
организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировок поло-
жения о службе делопроизводства в Вашей организации.
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные
положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
М., 1991, приложение 12,с. 86-93.
Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие положения", в
котором важно указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.)
является самостоятельным структурным подразделением, подчин¸нным непосредственно
руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы и е¸ значимость. Далее
можно указать структуру службы. Например, в состав службы входят: секретариат
руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и
размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты
службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).
Учитывая, что Положение действует длительный период, в н¸м не следует указывать
конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления
Положения (с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться).