 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
13
ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия
решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется.
Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство)
любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важ-
нейшая обслуживающая функция управления. От е¸ рациональной организации зависит
быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный
контроль за исполнением и, в конечном сч¸те, достижение экономического эффекта в
деятельности фирмы, организации, предприятия.
Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно
должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой -
структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и
т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление
информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства,
управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.
Далее обобщ¸нно будем называть е¸ службой делопроизводства. В небольших учреждениях,
фирмах, где объ¸м обрабатываемых документов невелик и создание специального
структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой
делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).
Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение,
возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно
руководителю организации. Объединение делопроизводственной службы с другими
подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный
отдел, является грубой ошибкой.
Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-
документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне
современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация
единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обес-
печения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их
создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).
Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-
методических документов.
В зависимости от объ¸ма работ (объ¸ма документооборота организации) служба
делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например,
секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя
учреждения); экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке
входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская
группа и др.); бюро уч¸тно-справочной работы (в н¸м могут быть группы регистрации,
информационно-справочного обслуживания); бюро контроля; бюро писем и при¸ма граждан;
группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив и др.
В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном
подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей
работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу вед¸т один секретарь.
Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства
также определяются исходя из функций и объ¸ма работ службы. Кроме того, в каждом
структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При
отсутствии такого руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников
отдела ответственным за ведение делопроизводства.
Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения
организационно-правового положения службы, е¸ структуры, функций, прав и обязанностей
всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать
организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и дол-