 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
12
Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов
на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях
(прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину с одной
стороны; включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на
принтере - с другой).
Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению
документов.
Однако, обратите внимание, что в различных нормативах нормы времени на
машинописные работы могут указываться в минутах или в часах. Следовательно, 0,05 часа -
это 3 мин., 0,1 ч. - 6 мин., 0,2 ч. - 12 мин, 0,25 ч. - 15 мин., 0,33 ч. - 20 мин., 0,4 ч. - 24 мин.,
0,5 ч. - 30 мин., 0,6 ч. - 36 мин., 0,75 ч. - 45 мин. Это обязательно надо учесть, когда вы
разбираетесь в нормах времени.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся
как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет
особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда.
Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены прежде всего
работы, связанные с документами, "Нормы времени на работы по автоматизированной
архивной технологии и документационному обеспечению управления" содержат такие
разделы, как "Секретарско-референтские работы", где приводятся и виды работ по
бездокументному обслуживанию, например: прием посетителей, ведение телефонных
переговоров и т.д.
Не менее интересен раздел "Документирование коллегиальной деятельности". В нем
перечислены все этапы работы по подготовке совещания, оформлению документов,
техническому обслуживанию совещания.
Во всех названых документах не только указываются виды работ с определением норм
времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е.
работа раскладывается на составляющие е¸ операции.
Например, раздел "Подготовка и проведение заседания коллегиального органа".
"Содержание работы: Подготовка материалов к заседанию, определение ответственного
лица за подготовку проекта решения и справки.... формирование проекта решения,
формирование повестки заседания, изменение повестки заседания, формирование списка
участников, отметка в списке приглаш¸нных присутствующих на заседании, протоко-
лирование заседания, распечатка стенограммы заседания, согласование стенограммы с
выступающими.".*
* Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и
документационному обеспечению органов управления. — М., 1993,с.29.
Нормативы времени для начинающих или не получивших профессиональную
подготовку по делопроизводству сотрудников, особенно та часть нормативов времени, в
которой раскрывается содержание работ, помогут ничего не упустить и правильно
выполнить или оформить те виды операций, которые мало знакомы или вызывают
затруднения.
Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда
освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное
оборудование рабочих мест, санитарные нормы.
Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно распределять
работу и планировать рабочий день.
Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на
предприятии помните, что качественная постановка делопроизводства требует
профессиональных знаний.