 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
227
обязаны:
а) хранить коммерческую тайну, пресекать действия других лиц, которые могут привести к ее
разглашению;
б) не допускать рассылки документов адресатам, к которым они не имеют отношения;
в) проставлять на черновиках документов соответствующий ограничительный гриф и другие
необходимые реквизиты. Передавать их для печатания только с письменного разрешения руководителя
структурного подразделения;
г) после получения из машбюро документе проверить их наличие. расписаться за получение
документов и черновиков, зарегистрировать в подразделении и в 1-м отделе университета;
д) лично получать документы с грифом «КТ» в 1-м отделе университета, своевременно знакомиться с
ними, расписываться в них с указанием даты ознакомления;
е) иметь внутреннюю опись документов с грифом «КТ», в которую вносить все полученные для
исполнения документы;
ж) немедленно сообщать в режимный отдел об утрате или недостаче документов с грифом «КТ»,
ключей от сейфов, личных печатей;
з) сдать или отчитаться перед
РСО (службы безопасности) университета за все числящиеся
документы при увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку;
и) исключать при работе с документами с грифом «КТ» возможность ознакомления с ними лиц, не
имеющих к этим документам прямого отношения;
к) предъявлять для проверки работниками РСО числящиеся документы с грифом «КТ», представлять
им устные или письменные объяснения по вопросу их наличия и хранения.
Типичные ошибки
В деловой коммуникации, предполагающей прием и передачу сообщений в устной или письменной
форме, переработку информации, реактивные действия партнеров по коммуникации, трудно избежать
ошибок. Однако ограничить их число возможно. Для этого еще до начала переговорного процесса стоит
отметить в программах или планах деятельности те пункты, которые нужно уточнить, чтобы не
допустить отдельных ошибок.
Анализ наиболее часто встречающихся ошибок в деловой коммуникации позволяет сделать вывод,
что большинство отрицательных результатов, несоответствие намеченным параметрам взаимодействия,
непонимание между участниками общения возникает из-за отсутствия или недостаточной развитости
речевых навыков и умений в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остается
актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официально-делового общения,
лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов,
договоров, выступлений.
Анализируя информационные материалы, подготовленные для использования в процессе
коммуникации, необходимо обратить внимание на следующие показатели их совершенства:
•
Соблюдение грамматических и стилистических правил.
•
Подбор слов, точно соответствующих замыслу контактов.
•
Простота и краткость изложения содержания.
•
Интересность и убедительность: отсутствие лишних слов, конкретность, использование
экспрессивной лексики и выражений позитивного плана, выраженная адресность текстов.
•
Достоверность и точность.
Приведем пример. Обсуждая необходимость переговоров и договариваясь о дате их проведения,
стороны обмениваются деловыми письмами и знакомят друг друга с новой информацией, актуальной
для подготовки переговоров. Проанализируем следующее письмо.
Уважаемые коллеги!
Ваше предложение о проведении переговоров с целью более детального обсуждения возможностей и
форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.
Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров.
Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные
материалы и публикации, которые дают представление о
тех или иных факторах в сегодняшнем
положении фирм.
Ждем вашего ответа и предложения о дате переговоров.