 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
228
С уважением
Директор фирмы «Н» Иванов С.Б.
Отметим показатели совершенства (или несовершенства) текста в этом деловом письме.
Во-первых, письмо проникнуто желанием авторов поставить себя в зависимое положение по
отношению к адресату, польстить, подстроиться... В деловой переписке это недопустимый просчет.
Во-вторых, растянуто изложение четырех простых и конкретных положений: получили ваше
письмо; готовы к переговорам) предлагаем обменяться дополнительной (новой) информацией;
рассмотрим ваш вариант даты переговоров. Не призывая к «телеграфному» варианту подачи
информации, отметим все-таки, что деловые письма должны отличаться краткостью, четкостью,
простотой слога.
В третьих, у авторов письма смутные понятия о стилистических правилах составления деловых
текстов. Так, выражение ...вызвало горячее одобрение всего нашего колелктива явно заимствовано из
выступления на профсоюзном собрании, а фраза Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за
стол переговоров – из бытового разговора на эту тему.
Слова информационные материалы и публикации вызывают вопрос: разве публикации не относятся к
информационным материалам?
В-четвертых, использование слов, не соответствующих замыслу обращения. Как следует
понимать …представление о тех или иным факторах в сегодняшнем положении фирм? Фактор в
смысле каких-либо существенных обстоятельств в процессе, явлении (например, фактор времени) или
сами события, явления (т.е. факты), изложение которых дает нужную информацию? К сожалению,
понятия фактор и факт путают очень часто.
В-пятых, никакой конкретностью и точностью не дополняет письмо просьба о предоставлении
«тех или иных» факторов.
В - шестых, в заключительной части делового письма подобного типа не обязательно обозначать
должность отправителя, а его инициалы должны предварять фамилию. Конечно все эти «тонкости»
оформления деловых текстов можно считать второстепенными по сравнению с предметным
содержанием. Однако попытайтесь сравнить приведенное выше письмо и со следующий его вариант:
Уважаемые коллеги!
Благодарим вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших
фирм.
Предлагаем вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией о
деятельности фирм.
Готовы рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу
делегаций.
Высылаем вам наши новые рекламные проспекты с самой свежей информацией о характере
деятельности подразделений нашей фирмы.
Надеемся на плодотворное сотрудничество.
С уважением.
С.Б. Иванов
*
* *
Таковы наши рекомендации по составлению» простых и контрактных документов, которые чаще
всего используются на предприятиях и в учреждениях Российской Федерации и знать которые вам
необходимо по роду вашей будущей профессиональной деятельности. В то же время существует
понимание того, что необходима дальнейшая унификация служебной документации на основе
рекомендаций «Типовой инструкции по делопроизводству в Министерствах, ведомствах Российской
Федерации», сборника «Государственная система документального обеспечения управления. Основные
положения» и других документов, подготовленных архивными службами государственных органов. В
принципе существуют три уровня стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ) и
республиканские (РСТ), цель которых – сократить количество используемых документов, типизировать
их формы, повысить качество, но снизить трудоемкость их обработки, особенно с применением
персональных компьютеров.
Вам необходимо внимательно следить за дальнейшей унификацией и стандартизацией
управленческой и деловой документации с тем, чтобы она была на уровне современных требований.
Помните, что документы всегда должны составляться на правовой основе, иначе они не будут обладать