 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
49
Рис. 8.1
Цель
Каждое послание, как и каждый разговор, должно иметь определенную цель. Спросите себя:
«Что я хочу получить в результате этого письма?»
Некоторыми типичными целями письменных посланий являются:
• информирование о новых товарах, новых видах услуг, относительно решения технических
вопросов и т.д.;
• подтверждение достигнутой договоренности о встрече, соглашения о результатах устных
переговоров, получения приглашения на презентацию, времени визита и т.д.;
• просьба рассмотреть посылаемый материал и дать свой отзыв или рекомендовать вашу
фирму третьему лицу;
• благодарность за первую покупку, рекомендацию, результативную встречу, участие в
семинаре и т.д.;
• подтверждение будущей встречи и пр.
Структура
Хорошее письменное или факсовое сообщение обладает логической структурой. Например,
письмо-подтверждение после визита:
показывает, что вы поняли требования клиента;
демонстрирует, что вы можете выполнить эти требования;
предлагает специальный план действий для этого;
содержит просьбу поддержать этот план - выполнить какое-либо действие навстречу вашему
товару.
Планируйте структуру послания до начала составления самого текста письма.
Содержание
Сделайте письмо персональным - обращайтесь к клиенту с разбором его проблемы.
Содержание письма должно включать:
правильное имя, должность и титулы адресата;
корректное изложение фактов (в случае сомнения проверьте);
только те факты, которые вы можете и будете обсуждать;
выделенные преимущества, которые, по вашему мнению, могут заинтересовать клиента.
Стиль
Во время написания письма представьте себе человека, которому пишете. Насколько
знаком он с вашим стилем изложения? Будьте дружественны, покажите читателю вашу
предупредительность.
Какие слова вы бы употребляли, если бы разговаривали с ним? Используйте лучше короткие
слова, чем длинные. Пишите короткими предложениями. Используйте вместо абстрактных
конкретные слова. Исключите жаргонные и «коммерциализованные» выражения.
Желательный стиль послания: прямой, простой, краткий, энергичный и понятный.
После начальной переписки (даже если не получены ответы на ваши послания, но вы знаете,
что они дошли до адресата) можно приступить к планированию первого визита к потенциальному
покупателю.
8.2. Планирование визита
Основные этапы планирования визита могут быть следующими (рис. 8.2).
ПЛАНИРОВАНИЕ ВИЗИТА
Подготовка визита
информационная разведка, сценарий, образ
Цель визита
планируемый результат, ожидание, предельный уровень уступок
Структура визита
начало беседы, выяснение позиций, создание интереса, план действий, достижение
согласия
Анализ после визита