 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
74
выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении.
Сравните:
2.1 Представить в месячный срок согласованные с Главным управлением образовательно-
профессиональных программ и технологий и утвержденные руководством Госкомвуза России:
• перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических
участков вузов — победителей конкурса грантов;
• сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению первого
тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.
При такой композиции достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что Госкомвуз требует
представить в месячный срок два типа документов, каждому из которых дана краткая характеристика.
Данный пример демонстрирует, насколько важен внешний вид официального документа. Нет
ничего страшнее «слепого» текста без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических
выделений. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже
самый сложный текст.
Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять
общеизвестное, загромождать документ деталями.
Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Как уже отмечено выше, этой цели могут
служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание,
смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для
выразительного оформления текста.
Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.
Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.
В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа:
номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней
деления: 1.2.1, 2.9.1.
Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от
работника канцелярской сферы высокого уровня филологической культуры и большой собранности. Но
это окупается сторицей; из-под вашей руки выходит грамотный, ясный, по-своему изящный текст;
общение. которое обслуживается официальными документами, делается более плодотворным.
6.2. Редакторская правка служебных документов
Редактирование (другими словами — проверка и исправление текста) — один из важнейших этапов
работы над документом. Прежде всего деловая бумага, содержащая ошибки — фактические,
стилистические, орфографические или какие-либо другие,' осложняет процесс общения, требует
дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме
того, неграмотный или просто неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего
его должностного лица или организации-отправителя, ставит под сомнение квалификацию
сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документ с ошибками способен
превратиться в своего рода «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащиеся в нем
неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации
существенный вред. Вот почему на работника, ответственного за редактирование документации,
ложится большая ответственность.
Этапы редактирования
Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся.
Правка может быть как чисто стилистической (т.е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В
первом случае от редактора требуется прежде всего безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во
втором — наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом.
Есть, однако, и общие принципы. Обобщенная схема работы редактора выглядит так:
• восприятие — критика — коррективы;
• проверка фактического материала;
• выявление композиционных недочетов;
• выявление стилистических ошибок и погрешностей;
• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.