 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
62
с одновременной проверкой орфографии. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные
знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.
При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари — синонимов, антонимов,
толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или
соответственно немецкие, французские и другие, позволяющие моментально просмотреть
соответствующую статью словаря к выбранному слову.
В стандартную поставку русифицированной версии MS Word входит проверка правописания на
русском и английском языках (в Word 2000 - еще и на украинском). Если в организации часто готовятся
тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного языка необходимо
установить дополнительное средство - MS Proofing Tools, либо, если поддержка значительного
количества языков нужна на пяти и более компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage
Pack*.
* MS Office Multilanguage Pack в сочетании с Windows 2000 особенно удобен для совместных предприятий и
международных корпораций, так как позволяет каждому работающему на компьютере сотруднику не только набирать
тексты на нужном ему языке, но и переключать всю языковую оболочку (интерфейс), включая команды меню, справку и т.п.
на родной для себя язык.
Таким образом, компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ,
красиво его оформить.
Контрольные вопросы
1. Укажите этапы подготовки документа.
2. Какие общие требования предъявляются к тексту документа?
3. Как оформляется в тексте ссылка на другой документ?
4. Из каких смысловых частей состоит текст документа и как они располагаются в тексте?
5. В чем особенности оформления текстов бухгалтерских документов?
6. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?
7. Какие программы могут использоваться при подготовке документов на компьютере?
8. Какая постоянная информация должна быть заложена в компьютер для составления
документов?
9. Каковы особенности составления таблиц на компьютере?
10. Какие преимущества дает компьютер в оформлении текста?
6. ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Нормы официально-делового стиля
Официально-деловой стиль — один из так называемых «книжных» стилей русского литературного
языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означает, что данный
элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные»
языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и
публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.
Деловой стиль — это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые
помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбирая слово и его
форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату
о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.
Деловая речь обслуживает сферу официальных отношений, которые устанавливаются между
государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с одной
стороны, и обществом, государством, учреждением
— с другой. Поэтому каждое слово, каждая
грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует адресата о том, что он
получил сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно,
обязан выполнить то или иное предписание.
Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для официально-делового стиля
важнейшей является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако