 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
54
полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документа-
ми и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по
заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов — сразу вывести на экран всю
необходимую информацию.
Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут
использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций,
справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и
базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме.
Один из наиболее распространенных методов сбора информации — поиск в Internet, например,
просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, срав-
нение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах,
телефонах, расписаниях и т.п.
Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный
документ.
Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее
уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются
типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память
компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных
ситуаций.
Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и
утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в
альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и
т.п.
Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов изменяются в соответствии с
изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий
соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм
документов.
Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ, является
повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный текст такого документа.
Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм —
«шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.
Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления
документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать
стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах.
Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их
оформление, добиться унификации, а значит и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала
создать и заложить в компьютер.
При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.
В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги
(для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организации.
Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон
может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения
реквизитов.
Например:
Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара].
К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление
ожидается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедленно после
поступления товара на наш склад.
Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.