 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
55
С уважением Старший менеджер И. П. Сидоров
или
Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000 ¹ 000000-00 «О
поставках ... ». В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и
выслать копию платежного поручения по факсу (095) 123 45 67.
С уважением
Вице-президент С. И. Иванов
Помимо полностью составленных текстов конкретных документов широко распространено в
последние десятилетия применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при
составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они
применяются в начальной части документов.
Например:
Уважаемый господин (госпожа),
Многоуважаемые господа,
Благодарим Вас за письмо от ...,
Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о...,
В ответ на Ваше письмо от ... напоминаем, что...,
В подтверждение нашего факса сообщаем,
В дополнение к нашему письму от ...,
Приносим извинения за задержку с ответом на ... и т.д.
Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов — так называемые
«комплименты»:
С уважением,
С искренним уважением,
С глубоким уважением, Искренне Ваш и т.д.
Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной области деятельности
постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг. Это не только
ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.
Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и
в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документ та. Такие поля
могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме
просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью
формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.
В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при
составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на
основе бланка приказа организации.
Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс
составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.
Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается
шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На
его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их
основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы