 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
52
Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию
текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в
лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов.
Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с
просьбой — без мотивировки, приказы — с одной распорядительной частью. Например:
Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 15 августа 1998 года.
или
УВОЛИТЬ
Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 1998 года по собственному
желанию, ст.31 КЗОТ РСФСР.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста,
состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и
относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех
предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в
содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.
ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании
рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от
предыдущего двойным интервалом, но начинать от полей.
Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на
части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок
нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92* Номер каждой части включает номера
соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта
включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются
точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1, 1.2.2, 2.9.1 и т.д.
*
ГОСТ Р 1.5-92, п. 4.2, 4.3.
Структура текста отдельных видов документов может быть предопределена нормативными актами,
в которых указывается, из каких частей документ состоит. Так, например, составляются должностная
инструкция, положение о структурном подразделении.
Особые требования предъявляются к составлению бухгалтерских документов.
Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках,
при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные
акты предъявляют особые требования.
Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки
или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.
Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровом виде. В
отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и
неоговоренные исправления не допускаются.
Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в
обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и
над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. Затем исправление оговаривается
надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой
исправления.*
* Инструкция по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. М.: Министерство финансов РФ, 2000, с.7.
В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в п.
5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские
документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься
лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено
подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений».
В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только
цифрами, но во избежание возможных ошибок даются и в словесном варианте. При их написании
следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части