 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
51
Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица,
единственного или множественного числа, местоимения заменяются существительными (фирма
просит, банк не возражает, завод направляет или направляем, считаем возможным, перечисляем и
т.п.). В распорядительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от
первого лица. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок
(приказываю, предлагаю, прошу).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма
изложения от третьего лица единственного числа (совет постановляет, правление решило).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили,
решили, предлагаем).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица
(слушали, выступили, постановили), а запись выступлений ведется от третьего лица единственного
числа (Иванов возражает ... и предлагает).
Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что
уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы —
ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный — абс.; страница — с.; так далее — т.д.; смотри
— см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые
сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употреблении сокращения в тексте в скобках
давать его расшифровку. Например: ОРД (организационно-распорядительная документация).
Написание сокращений ведется в соответствии с классификаторами технико-экономической
информации, требованиями государственного стандарта* и правилами русской орфографии. Однако эти
документы не всегда бывают под рукой, поэтому рекомендуется использовать словарь сокращений **
русского языка.
* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению,
изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.12. Сокращения.
** Алексеев Д. И, Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. — М.: Русский язык, 1984.
Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные.
Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистрация,
постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще
всего касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных
подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их
обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопросов, при
постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого
документа в дело. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-
справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по
одному вопросу.
Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются
в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид
документа, автор и дата.
При чтении документа большое значение имеет последовательность представления информации,
четкое выделение ее основных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается
совокупность текстовых компонентов, расположенных в определенной последовательности.
Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины,
основания или цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, распоряжения,
решения, рекомендации. Например:
В январе 1998 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в
России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предприни-
мательства.
Просим принять участие и подготовить свои предложения.
Декан факультета И.А. Скокшина
В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа
рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы,
предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например:
Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории.