 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
50
Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в
документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей
возможность двоякого понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела,
непредвзятое описание и оценка событий.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для
решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет
запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации,
исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение
вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются
краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания
документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных
условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д.
могут привести к нежелательным последствиям.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная
структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда
сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях,
когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:
Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или
доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е.
указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный
номер документа и заголовок к тексту. Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.97 ¹ 401 «Об
организации учета особо ценных документов ...»
или
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 1'5.06.95 ¹ 1474-РП
«О мерах по стимулированию жилищного строительства»...
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул —
языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего повторяемостью
управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи. При использовании
компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины.
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так
как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной
группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов
приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных
словосочетаний по второму (именному) компоненту*. Например: акт — совершать, составлять,
подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, подавать, принимать, отклонять,
удовлетворять и т.д.
* Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. -М.: Главархив СССР, 1982, с.24-43.
Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах
рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления
и оформления документов конкретных учреждений.
Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать тавтологии — использования в
одном предложении однокоренных слов. Например: следует отметить следующее, май месяц, пять
человек детей, памятный сувенир и т.п.
Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов.
Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным
адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.
Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов.
Например: канцелярист и т.д.