 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
44
Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то
их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:
В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров
документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая ор-
ганизация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа.
Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи
располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими
должностей. Например:
Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов — протоколы и выписки из них
подписывают председатель и секретарь.
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех,
которые остаются в делах организации — автора документа. Приложения к документам также должны
быть подписаны в установленном порядке.
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2—3 межстрочных
интервала.
В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты
или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан
другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа.
Документ может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Использование
предлога «за» или сокращения «зам», «врио» недопустимо.*
* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М., 1997, с.2—3. С изменениями ¹ 1,
утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» ¹ 9-ст от
21.01.2000.
Допускается в реквизите «подпись» центрирование наименования должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки. Например,
В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может
быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое воспроизведение
собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок
использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила
пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией
по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо
настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил порядок
удостоверения документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных
и телекоммуникационных систем. Юридическая сила таких документов удостоверяется электронной
цифровой подписью.*
* Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от20.01.95. ¹24-ФЗ.
Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визы согласования документа.
Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его