 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
4
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными
терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.
Делопроизводство
—
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами*.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.1.
Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс
решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения возникала
необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и
создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при
передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов,
относящихся к какому-либо делу, вопросу*. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в
документах в 1584 г.
* См.: Словарь русского языка (XI-XVII вв.), вып. 4. - М.: Институт русского языка АН СССР, 1977, с.207.
Современное делопроизводство включает:
обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация,
контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин
документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление
компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для
приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее
время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино-
нимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно
встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных
процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая
инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».
Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт
определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным
правилам»*.
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998, с.2.
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего
времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных
стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В
настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные
каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с
использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале
(бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов
документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.
Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с
изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства
механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за
счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания
электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управ-
ленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания
документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение,
позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления,
изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных
технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления
в соответствии с установленными правилами.