 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
5
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись,
машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках
с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и
др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования
является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как
заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.
Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами
государственного управления.
Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5)
указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации
в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке,
устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства,
стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации»*.
* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»» от 20 февраля
1995 г. ¹ 24-ФЗ, ст. 609.
Организация работы с документами
—
это обеспечение движения документов в аппарате
управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным
стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей
деятельности учреждения»*.
* ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело, термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.З.
Документооборотом
стандарт называет движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления*. В технологию работы с
документами входит:
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –М.: Госстандарт России, 1998, с. 3.
• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных
данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения; контроль исполнения документов
— совокупность действий, обеспечивающих их
своевременное исполнение, формирование дела
—
группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза-
ция документов внутри дела.*
* Там же, с. 3,4.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу
или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».
Законодательно закреплен следующий термин:
«Информация
—
сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах
независимо от формы их представления»*.
* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля
1995 г. ¹ 24-ФЗ, ст.2.