 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
35
Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит
08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных
видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество
документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).
Бланки на двух языках. В организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с
русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых
реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления
или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне,
используя продольное расположение реквизитов.
Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными
корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и
иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее
организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.
Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических
предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии
технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на
качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте)
порядковые номера и серии.
Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет
делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При
поступлении бланков в журнале записывают:
• наименование вида бланка;
• дату поступления;
• номер сопроводительного документа;
• наименование предприятия-изготовителя;
• серию и номера гербовых бланков.
При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:
• наименование вида бланка;
• количество экземпляров;
• серию и номера бланков;
• наименование структурного подразделения;
• фамилию и инициалы должностного лица-получателя;
• расписку в получении;
• примечание (отметка об уничтожении и др.)
Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.
На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и
хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых
шкафах.
Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие
организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию
печатью организации — автора документа.