 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
29
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений,
организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой
делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких
индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные
инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.
Контрольные вопросы
1. Какие законодательные акты предписывают обязательность документирования информации?
2. Какие требования к документам изложены в законодательных актах?
3. Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными актами?
4. На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?
5. Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует?
6. Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?
7. Какое значение имеет ГОСТ Р 6.30—97? Требования к оформлению документов, его содержание?
8. Для чего составляются перечни документов с указанием сроков хранения?
9. Какие нормативно-методические акты используют в работе с документами кадровые службы?
10. Кто разрабатывает нормативы времени на управленческие виды работ и как они используются?
4. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Общие требования
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки,
перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений
(организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-
методических документах Российской Федерации.
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в
действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах
— государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с
документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии
документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нор-
мативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма)
устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах,
инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:
права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления
документов;
состав применяемых в аппарате управленческих документов;
компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на
издание различных видов распорядительных документов;
порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в
управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
обеспечение юридической силы документа;
создание условий для оперативного исполнения документов;
возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства
организационной техники.
Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для
обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации
по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.