 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
19
Директор департамента мог направлять министру записки (докладные записки), представления; в
департаменты других министерств — отношения, подчиненным — предписания.
Начальник отделения посылал в другие отделения своего министерства записки, в отделения других
министерств — отношения.
Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента)
фиксировался в журналах.
В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре документа. Это связано с внедрением в
процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки»,
служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на
бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора,
наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный
индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В
правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого
столетия стали изготовлять типографским способом.
При анализе «сношений» следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида
обозначалось, а в других — «беззаглавных» — отсутствовало. Его можно определить, зная
соподчиненность автора и адресата. Высшие, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном
падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие
учреждения, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление». Если документ
адресовался конкретному лицу и нижестоящий чиновник обращался к вышестоящему, указывался
титул последнего: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных
лиц и вышестоящих с нижестоящими титул не писали.
Документы в XIX в. обязательно подписывались и скреплялись. Подпись и скрепа включали
наименование должности чиновника, его инициалы, фамилию.
В § 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической
силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются
действительными, когда они имеют установленную форму».
В формуляре документа XIX в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению
четких правил расположения и оформления реквизитов.
На всем протяжении XIX в. активно развиваются другие системы документации. Характерно, что
некоторые из них приобретают четко регламентированную форму — в виде Уставов, в которых
установлен состав документов системы, правила их составления и оформления, а также приложены
образцы форм документов. Например, документирование прохождения государственной службы
закреплено в «Уставе о службе гражданской» 1832 г.,* вопросы бухгалтерского учета — в «Общем
счетном уставе» в 1848 г.**
* СЗ РИ. - Спб., 1832. - T.I.
** СЗ РИ. — Спб., 1848. - T.IX, кн. 1.
Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. Оно
закреплено в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.*, называвшихся
«сокращение документооборота» или «сокращение переписки». Достигалась данная цель путем
делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и
должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходова-
нии денежных сумм и т.д.
* ПСЗ РИ. Собр. II. T.VI. - Ч. 1. — ¹ 4323; Т. XXVII. — Ч. 1. — ¹ 25944; T.XXXV. - Ч. II. - ¹361105.
В последней трети XIX в. большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники.
Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый
уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и
затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к
появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.
Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении
министерств», в конце XIX в. стали нуждаться в корректировке и развитии. Отдельные ведомства
пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. Например, в канцелярии