 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
18
быть канцелярия), отделения, которые возглавляли начальники отделения, столы — во главе со
столоначальниками.*
* В министерствах были созданы два коллегиальных органа: при министре — Совет министра, при департаментах -
Общее присутствие департамента. Они являлись совещательными органами, помогавшими министру или директору
департамента принять обоснованное, квалифицированное решение.
Все поступающие и отправляемые документы составляли «переписку министерства» и делились на
два потока:
переписка министра;
переписка департамента.
А так как закон определил компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении
управленческих ситуаций, распределение всех входящих и исходящих документов между ними не
вызывало особых затруднений. Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих,
ставилась в зависимость от заключенной в них информации.
Подготовка проекта документа начиналась в одном из столов, затем он последовательно
передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом
состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся
подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в
канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных подразделений министерства принимали
участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии
департамента в зависимости от того, кто подписывал документ — министр или директор департамента.
Все входящие и исходящие документы регистрировали в журналах. Журналы подразделялись на
общий и частный. Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах, частные — в
отделениях.
Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен
систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о
количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по
министерству.
Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах,
отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого
отчета существовал особый порядок составления и представления.
Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые со всеми входящими
документами сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.
Организацию работы с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему,
обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов, в основе которой
лежали «универсальные» возможности человека.
«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы ведения делопроизводства во
всех центральных учреждениях России. Специфика каждого из них нашла отражение в «частных
учреждениях».*
* «Частные учреждения» помещены в Сводах законов Российской Империи, изданных в 1832, 1842, 1857гг.
Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих
документов министерств.
От императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и
представления, от Государственного совета —
высочайше утвержденные мнения, направлял
представления; от Сената получал сенатские указы, направлял представления, рапорты, доношения;
от Комитета министров —
выписки из журналов заседаний, направлял записки и представления. Для
получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.*
* ПСЗ РИ. - Т. XXVII. - ¹ 20405. - § 7.
Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.
Подчиненным направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты,
доношения, представления.