 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
170
16. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ
16.1. Систематизация документов
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении
и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология
хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное
количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в
делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.
Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов,
нередки случаи потери их.
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах,
быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее
число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в
фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и
обеспечения сохранности документов в электронной форме.
Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в
виде файла на жестком диске. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении
традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего
компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на
сменных носителях.
Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут
помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом
напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы
раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «директория»). Каждая
папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные
папки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного — чаще
всего это одна папка.
Пакет MS Office создает папку с названием «Мои документы», в которую помещает вновь
создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по
фамилии работника — «Документы Иванова», «Документы Сидорова». Однако при большом
количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников
требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже
небольшой организации.
Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является
создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В
основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам.
Начинаться название папки должно с вида документов (приказы, акты, отчеты, протоколы,
докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе,
корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п. В отличие от
традиционного делопроизводства термин «документы» или «материалы» опускается. Группировка
может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\
завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод
Витязь, которая находится в папке поставщики металлоконструкций, находящейся в общей папке
Переписка на диске С:. Другой пример:
D:\ Отчеты\ 1997 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\
имя файла и т.п.
Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспондентов по географическому признаку.
Например: Переписка с дилерами Уральского региона.
В более крупных фирмах для хранения документов выделяется специальный компьютер (файл-
сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов
и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые соглашения»
и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать
разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хранить и общие базы
данных, например, сведения по организациям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на складе,
полученных заказах и т.п.