 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
171
В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или
нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств
Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти — с
помощью Windows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа
сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0.
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При
работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В
этом случае они также будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с
устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем
необходимые ресурсы (файлы и папки, жесткие диски и т.п.), устанавливается разрешение на
совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием
пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для опре-
деленных пользователей или групп пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести
пароль — отдельно для чтения и отдельно для предоставления прав полного доступа к папке. Если к
данной папке могут обращаться все сотрудники без ограничений, пароль не вводится.
Для более эффективного использования места на жестком диске компьютера может быть создан
логический диск, использующий сжатие файлов (например, с помощью программы DriveSpace,
входящей в Windows 95). Организация совместного доступа к логическому диску производится
аналогично организации доступа к папкам компьютера. Особенно эффективно сжатие графических
файлов типа bmp, pcx, tif. В этом случае экономия места (степень сжатия) может достигать 90% и более.
Следующий этап — установление доступа к папкам или дискам с другого компьютера.
Подключение пользователей к папкам и дискам на удаленном компьютере может производиться по
мере необходимости или выполняться единовременно при конфигурировании системы. В последнем
случае пользователи могут постоянно видеть и пользоваться папками и файлами, физически
находящимися на других компьютерах, как если бы они находились на том компьютере, на котором
сейчас работают. Однако в этом случае все компьютеры, к папкам и дискам которых установлен доступ,
должны быть включены. Рекомендуется устанавливать автоматическое подключение только для
постоянно используемых ресурсов (папок и дисков), так как включение компьютера в тот момент, когда
сетевой диск недоступен (компьютер, на котором он расположен, выключен), приведет к приостановке
запуска операционной системы и выводу на экран соответствующего сообщения.
Именно поэтому в организациях с большим объемом совместно используемых документов
применяются выделенные высоконадежные компьютеры — файл-серверы — рассчитанные на
непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен
и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости обеспечения доступа
сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров
фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает
возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем
более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб
? 1 000
Мб
? 1 000 000
Кб)* может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках
килобайт.
* Если быть точным, 1 Мб = 1024 Кб, но на практике эту разницу можно не учитывать.
Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь
в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны
храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения
(организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
16.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в
любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы
сохранности электронных документов складывается из:
• устойчивого электропитания;
• резервного копирования;
• антивирусной защиты;