 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
168
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в
описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения
должна включать в себя следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• дату дела (тома, части);
• число листов в деле (томе, части);
• срок хранения;
• примечание.
ОПИСЬ ¹
Название раздела
В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии
нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в
описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел,
числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
В данную опись внесено____дел с ¹____по ¹___ , в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем
службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного
подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в
структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит
основой для составления годового раздела сводной описи дел организации.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей
передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается
в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения
управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается
с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные
сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
15.4. Порядок передачи дел в архив
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным
заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и
утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-
контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки
должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет
правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на
всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один
экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: