 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
167
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы),
вносятся номера этих документов. Например: Приказы директора предприятия по производственным
вопросам ¹ 1—78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. ¹ 1—20.
Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке.
Например: Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г. ¹ 1—56. Копии.
К заголовку составляется аннотация, если в деле содержатся документы, имеющие справочное
значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, особо ценные
документы, наличие которых не может быть определено по заголовку. Например: План развития
деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по маркетинговым исследованиям с
перспективным анализом рынков сбыта продукции.
Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего
распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото-
рой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей),
являются крайние даты документов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого
раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, являются даты составления
первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и
увольнении лица, на которое оно заведено.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты
первой и последней записей в журнале.
Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с
датой дела, то в таком случае под датой делается об этом запись: «В деле имеются документы за...
год(ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так
как их даты отражаются в заголовках дел.
Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты:
дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата
окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое
проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с
ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока
хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер
фонда, номер описи и номер дела.
15.3. Составление описей дел
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление
описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел
— это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень
заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе-
матизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного
аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись
является учетным документом и справочником по содержанию дел.
Опись состоит из годовых разделов. Она составляется отдельно на дела: постоянного хранения (см.
приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу;
состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные,
следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на
служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с
самостоятельной валовой нумерацией.
В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении
работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и
своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.