 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
154
датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формули-
ровки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п.
Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться в каждом конкретном
случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве
и быстрого поиска необходимой
информации.
Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других
дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по
одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г.
Бологое»; «Дело об организации довузовской подготовки в МГТУ "Станкин"».
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело, указываются
в именительном падеже.
Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же
вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся
приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках
перечисляются основные виды документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного
корпуса университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные
записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за I квартал 2000 года
(проекты решений, справки, обзоры, планы)».
Использование терминов материалы и документальные материалы неправомерно, так как они не
предусмотрены государственным терминологическим стандартом.*
* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.,1998.
В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется.
Однако при указании ' корреспондента нужно учитывать следующее:
• Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например:
«Переписка с фирмой ГЕРМЕД о выполнении контракта по поставкам диабетических препаратов».
• Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке
дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и
использовании тары».
• Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край, область,
район), целесообразно указывать ее в заголовке, например: «Переписка со школами Северо-Восточного
округа об участии в математической олимпиаде».
• В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не выносятся, а
указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции
"Женщины и бизнес"».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую и отчетную
документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид
документа, автор и год,
например: «Приказы ректора университета по учебной работе за 1999 г.»,
«Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид
и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской
деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или
условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности
предприятия (организации) (ф. 10-ф)».
Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их
систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на
учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в
номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени
их важности с учетом взаимосвязи документов.