 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
155
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы
директивных и вышестоящих органов, затем — дела, содержащие организационную документацию,
относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения,
если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с
распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения,
решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными
документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например,
вначале годовые планы, затем квартальные и после них — месячные. Аналогично систематизируют и
дела с отчетными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — пере-
писка с директивными и вышестоящими органами, затем — с неподчиненными организациями и в
конце — с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и
представительствами.
При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в алфавитном
порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:
Переписка с фирмой «Арбель».
Переписка с фирмой «Информсервис».
Переписка с фирмой «Регана».
Или
Переписка с вузами Астраханской области.
Переписка с вузами Вологодской области и т.д.
Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных
подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел будут служить названия струк-
турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным
расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства
(например, канцелярия). Последние разделы — это общественные организации или органы,
действующие на общественных началах.
В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой разделами номенклатуры
являются управленческие функции или основные направления деятельности, например: руководство,
планирование, учет, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и
одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае достигается быстрый
поиск конкретного дела и необходимых документов.
Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения
сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в
дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не
могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или
экспертным путем ведущими специалистами организации.
Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными.
Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения
документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают
общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование,
снабжение и сбыт продукции и т.п.).
При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько видов типовых
перечней:
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств
и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения;
Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.
Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным
пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности
негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ,
производственных кооперативов)» (М.: ВНИИДАД, 1966).