 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
153
Составление номенклатуры. Составлению номенклатуры предшествует изучение состава,
содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга-
низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных
подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за
прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы
(журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При
определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни
документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на
государственное хранение.
Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных и
нормативно-методических документах, как Государственная система документационного обеспечения
управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской
Федерации, Основные правила работы ведомственных архивов. Архивными учреждениями разработаны
и методические пособия по составлению номенклатур дел.*
* Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. — М : Главархив,
1990.
К процедуре составления номенклатуры дел необходимо привлекать руководителей и ведущих
специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться
подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям
методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и
после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января. Она должна ежегодно
пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры
организации — заново составляться и согласовываться.
Разработка номенклатуры дел
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
• определение круга документов для включения в номенклатуру;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установление индексов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к
номенклатуре — охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При
этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от
других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп,
созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые
поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам,
продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру
каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть
дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности
организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают
несколько резервных номеров.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).
Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное
содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида
документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах,