 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
152
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной
информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.
Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения
документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел
— систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.*
* Там же. С.4.
Номенклатура дел — это многофункциональный документ, используемый для разных целей:
• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке
исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на
обложки дел;
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов,
включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения
документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по
документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают
индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис-
пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со
сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со
сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации,
предприятия.
Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов
организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:
• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и
содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не
соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и
сроком хранения документации.
Виды номенклатур. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и
структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является
нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных
по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна
составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура,
которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации
в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для
каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную
номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех
дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в
примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема
документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или
примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким
образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию
номенклатуры дел конкретной организации.