 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
144
• справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии
исполнения (полный список или количественные данные);
• справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный
или количественно);
• справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от
исполнителя исполнителю);
• справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);
• справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);
• справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;
и т. п.
Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается
соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты инте-
ресующего периода.
Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс
составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован,
чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.
Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов
(заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:
Название подразделения
на 00.00.00
В такой список включаются все неисполненные документы, срок исполнения которых ранее или
равен текущей дате.
Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой
справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений — по исполнителям.
Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за
определенный период времени.
Пример формы справки о документах за исполнителями:
Справка
о документах за исполнителем Ивановым И.И.
Отчет об общем количестве документов за исполнителями:
Название подразделения
с 00.00.0000 по 0.00.0000
Эти данные могут помочь более равномерно распределить работу среди служащих.
При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы
справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и
быстро получать всю необходимую информацию.