 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
143
Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть
исполнено.
Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) — в
начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить,
будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если
выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом
докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее
установившим.
Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют
по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня и предупреждают об этом
каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную
рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания
обязательно спросится в срок.
Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении,
указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается
исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции
задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все
это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и
переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и
характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и
используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения
должен вестись в каждом структурном подразделении.
12.3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов
Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за
исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.
Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок
исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на
подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле — специальный штамп в виде
буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает
внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль
проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.
При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме —
секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при
необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная да-
та») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически
распечатываться в начале каждого рабочего дня.
В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о
документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в
автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).
Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых
истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все
задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как
машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с
премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой
момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не
просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.
Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной
форме и поступать на компьютер руководителя.
При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный
перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:
• справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или
количественные данные);
• справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);