 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
145
Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным
критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении
степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование
автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль
исполнения и справочно-информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение одной
традиционной регистрационной карточки составляют 0,152 ч, то с использованием автоматизированной
технологии — только 0,054* ч. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации
составляют 0,17 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной
технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8 ч (годовая справка, свыше
100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05 ч,
а при соответствующих настройках может вообще создаваться и распечатываться автоматически с
заданной периодичностью.
* Здесь и далее даны нормы времени по документу: «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной
технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены постановлением Министерства труда ¹
152 от 10.09.93». — М.: Центральное бюро нормативов по труду, 1993, с. 44.
Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие
проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа,
напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения,
информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовку
сводки документов, не исполненных в срок, составление сводки об исполнении документов, подле-
жащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях,
анализ состояния исполнения документов в организации*.
* Там ж е, с. 52.
Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы
сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно
быть выполнено в срок, и т.п.
Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием
специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы
автоматизации документооборота.
Нормы времени на операции контроля
Контрольные вопросы
1. Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?