 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
142
Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу
сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только
одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа:
выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на
исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат
исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено
приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается
номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской
дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый
контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем
фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он
представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в
организации (фирме) и е¸ структурных подразделениях, дает представление о работе организации в
целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и
списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый
контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения
решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором
повышения дисциплины служащих.
Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам
организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник
(подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или
иного вопроса).
Форма отчета по контролю
Такая таблица является основой для итогового контроля.
12.2. Формы контроля. Сроковая картотека
Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая
картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения
документов.
Рассмотрим сначала сроковую картотеку. Для ведения контроля в ручном режиме используются
регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми)
разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят
карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних
числах месяца (за 2— 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым
разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор,
пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. каждую
карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки
выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать
на карточку и устные поручения руководства.