 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
141
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан
перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя
инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки
исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на
этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый
контроль.
Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок
исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки
хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и
необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в
небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют
список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела
должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка
факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно преду-
сматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок
исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в
случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по
документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для
решения вопроса.
Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в
организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить
могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который
тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит
процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того,
сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все
мероприятия и задания на данное число.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется
невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения
(тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание
исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель
продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную
карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до
истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило,
в принципе невозможен в автоматизированных системах.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут
контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле
«Ход исполнения» регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких
исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект
договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен
контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт
передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения,
передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе
регистрационной карточки «Движение документа».
При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день
распечатывается и докладывается руководителю.