 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
137
• краткое содержание документа;
• подразделение, ответственное за исполнение документа;
• исполнитель (фамилия, инициалы);
• срок исполнения («Контрольная дата»);
• отметка об исполнении;
• ход исполнения;
• связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов
(ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с
регистрационными карточками связанных документов;
• в поле «Дело ¹» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.
Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает
сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять
эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять
при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
Контрольные вопросы
1. Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации
делопроизводства?
2. Какие задачи выполняет регистрация документов?
3. Какие требования предъявляются к организации регистрации документов?
4. Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?
5. Назовите формы регистрации документов.
6. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?
7. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистрации документов?
8. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?
9. Какие сведения о документе при автоматизированной системе регистрации вводятся
автоматически и какие — из раскрывающихся списков?
10. В чем преимущества автоматизированной системы регистрации?
11. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ
Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения. На его
основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив
документов учреждения.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов — важнейшая задача
службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в
регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в
традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик
или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки,
накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если
они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать
карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно
ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту
фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-
нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто
ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в
регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картоте-