 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
136
Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.
Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину,
для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения
документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа (текущая дата),
исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.
При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой
расписываются исполнители при получении документа. Например:
Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся
до исполнения документа и помещения его в дело.
При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше
форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и
ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».
Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку
документа в поле «Ход исполнения».
Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма,
договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные документы»
устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.
Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело ¹»
при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое
подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в структурном
подразделении.
Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих
документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего
документа указываются
• название подразделения, подготовившего документ;
• исходящий номер (переносится на отправляемый документ);
• дата документа (подписания, утверждения, отправки);
• адресат: название организации, которой посылается документ;
• исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).
Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее
текущей даты).
Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как
уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными
карточками связанных документов.
В поле «Дело ¹» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного
документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).
Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей
корреспонденции.
При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:
• порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
• вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется
самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру
приказа по личному составу добавляются буквы «лс» — личный состав, к номеру распоряжения —
буквы «рп» — распоряжение;
• дата документа;
• количество листов документа;
• количество листов приложений;