 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
138
ки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и
прошедший годы. Общий срок хранения карточек — три года. В картотеке законодательно-
нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная
работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением
автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой
комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
• по конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место
хранения.
• По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
• По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора
по определенному вопросу; все документы автора за указанный период.
• По региону: стране; области; городу;
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
• входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой
категории, так и по всем трем группам документов);
• вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
• приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних —
подписания документа, от и до);
• регион, по которому ведется поиск (страна, область);
• организация (корреспондент/адресат);
• содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер
документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам
(имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных
(документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе
данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости
распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся
на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя
документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится
информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам
учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все
большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически
прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий — полученный по электронной почте,
факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа,
исходящий или внутренний — подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы
и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам,
внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте
которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы,
связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и
«Восход».
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой
информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых
управленческих решений и текст создаваемых документов.
Контрольные вопросы