 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
135
Рис. 10.1. Форма регистрационной карточки
• В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.
• Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
• Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).
• Количество листов (страниц) документа.
• При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений
нет, количество листов приложений равно 0.
• Вид полученного документа.
• В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое
содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка
сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это
не ведет к искажению смысла.
Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую
вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с
указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в
организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная
корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с рас-
пределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе
и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по
назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке
заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок
исполнения.
Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых
сроков исполнения для аналогичных документов.
Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором
отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение
документа от исполнителя к исполнителю.
Пример раздела «Сведения о движении документа» показан на рис. 10.2.
Рис. 10.2. Раздел «Сведения о движении документа»