 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
134
17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);
18) названия связанных документов.
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с
ее спецификой.
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как
заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с
традиционной бумажной картотекой.
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся
информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных
базах данных.
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов
имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять
обобщенный поиск по всем документам организации.
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например,
номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые
вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в
которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не
только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет
избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать
невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:
• вид документа — так как количество видов документов ограничено;
• автор резолюции - список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение - список структурных подразделений;
• исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса)
структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор
резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически кор-
ректироваться при кадровых изменениях;
• номер дела — связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими
(например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми
поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа,
поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о
корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков
на рассылку и т.п.
Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные
об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список
организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля
исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие
списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и
корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в
процессе дальнейшей работы.
Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 10.1.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению
традиционной бумажной карточки.
Регистрация входящих документов. При регистрации поступившего документа заполняются
следующие поля:
• Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день
получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
• Поле «Регистрационный ¹ документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого
документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
• Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).