 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
133
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек
на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной
картотеке и справочной картотеке.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как
правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в
сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для
работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки
(справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справоч-
ные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по
вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой
картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-
шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была
поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную
службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную
работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.
10.4. Автоматизированные системы регистрации
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной
регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная
форма.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
• регистрировать документы на различных рабочих местах;
• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с
объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных
организации;
• на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
• организовать контроль за исполнением документов. Наиболее удобна (предлагается
большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в
которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной
основе*.
* Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. — 1996 — ¹
4(2), с. 58—65.
Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно
больше сведений о документе, а именно:
1) дата получения (регистрации) документа;
2) номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер);
3) наименование корреспондента;
4) дата документа;
5) номер документа;
6) краткое содержание;
7) автор резолюции;
8) текст резолюции;
9) наименование исполнителей;
10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);
11) ход исполнения;
12) дата исполнения (когда документ фактически был исполнен);
13) номер дела (в которое подшит исполненный документ);
Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть
добавлены:
14) название структурного подразделения;
15) количество листов в документе;
16) количество листов приложений;